Use Case · Tukkukauppa

RPA + GenAI automatisoi ERP → M-Files -arkistoinnin

Skannatusta purkupaperista luetaan AI:lla kuormatunnus, jonka avulla automaatio hakee ERP:stä oikean OT-numeron, vie dokumentin M-Filesiin oikeaan paikkaan, linkittää sen oikealle Keikalle ja lopuksi raportoi kaikki käsitellyt tapaukset sähköpostitse.

Avaa interaktiivinen demo ↓ Näytä raportointi
Lähtötilanne
ERP → M-Files käsin
Vaikutus
Useita tunteja / viikko säästöön
Poikkeukset
Raportoidaan automaattisesti
Lähtötilanne
⏳ Manuaalinen prosessi

Lähtötilanne

Prosessi oli täysin manuaalinen ja sitoi työaikaa useita tunteja viikossa.

Ennen automaatiota

Tiedon haku ERP:stä ja vienti M-Filesiin tehtiin käsin. Käyttäjän piti etsiä oikeat tiedot, nimetä ja kohdistaa dokumentit sekä varmistaa linkitys oikeaan Keikkaan.

  1. 1
    Purkupaperi skannataan tai saapuu käsittelyyn
  2. 2
    Ihminen etsii ERP:stä oikean kuorman / OT-numeron
  3. 3
    Tiedosto tallennetaan manuaalisesti M-Filesiin
  4. 4
    Dokumentti linkitetään oikealle Keikalle käsin
  5. 5
    Poikkeukset huomataan vasta työn yhteydessä
✅ Automatisoitu prosessi

Automatisoinnin jälkeen

Automaation jälkeen työpäivän päättyessä dokumentit ovat arkistossa oikeassa paikassa.

Automaation jälkeen

Automaatio käsittelee skannatut dokumentit lisätietoineen, vie ne M-Filesiin oikeaan paikkaan ja tuottaa raportin poikkeuksista, jotta ihmiset voivat hoitaa vain epäselvät tapaukset.

  1. 1
    AI lukee purkupaperilta kuormatunnuksen, esim. HLXU816626-3
  2. 2
    RPA hakee ERP:stä oikean OT-numeron kuormatunnuksen perusteella
  3. 3
    Tiedosto viedään M-Filesiin oikeaan kohteeseen
  4. 4
    Dokumentti linkitetään oikealle Keikalle
  5. 5
    Sähköpostiraportti kertoo tehdyt keikat ja poikkeukset
Yhteenveto

Case yhteenveto

Visualisointi kokoaa tärkeimmät liiketoimintahyödyt yhteen näkymään.

Käsityö vähenee
↓
Ihmiset tekevät enää vain poikkeustilanteiden käsittelyä.
Arkistoinnin laatu
↑
Dokumentit ohjautuvat johdonmukaisesti oikeaan paikkaan M-Filesissa.
Läpinäkyvyys
100%
Päivittäinen raportointi tuo näkyviin sekä onnistumiset että poikkeukset.
Prosessidemo

Interaktiivinen prosessidemo yhdelle purkupaperille

Klikkaa vaihetta tai käytä automaattista esitystä. Demo näyttää, kuinka yhdestä PDF-purkupaperista luetaan kuormatunnus ja dokumentti viedään oikeaan paikkaan.

📄 Esimerkkipurkupaperi
Kuormatunnus: HLXU816626-3

PDF-esikatselua ei voitu näyttää tässä selaimessa.

1. Purkupaperi skannataan

Valmis demoon
Prosessi käynnistyy, kun purkupaperi saadaan skannattuna käsittelyyn. Dokumentti voi olla PDF, kuva tai muu skannattu liite.
Raportointi

Mitä sähköpostiraportti kertoo?

Raportti tekee automaation toiminnasta läpinäkyvää: mitä käsiteltiin onnistuneesti ja mitä jäi poikkeuksina ihmisten ratkaistavaksi.

Onnistuneet keikat

Luettelo dokumenteista, jotka AI ja RPA käsittelivät loppuun asti ilman ihmisen apua.

Poikkeukset

Tapaukset, joissa data puuttui, oli ristiriitaista tai ERP-haku ei palauttanut yksiselitteistä tulosta.

Audit trail

Raportti kertoo myös, mitä tiedostoja vietiin, mihin OT-numeroon ja mille Keikalle ne linkitettiin.

Päivittäinen automaatioraportti · ERP → M-Files
Lähetetty: työpäivän jälkeen · Vastaanottajat: operatiivinen tiimi
📧 Raportti

Onnistuneesti käsitellyt keikat

✓
HLXU816626-3 → ERP:stä löytyi OT-2026-00482 → dokumentti vietiin M-Filesiin → linkitetty Keikalle KEIKKA-482.
✓
JKL883120 → ERP:stä löytyi OT-2026-00490 → dokumentti vietiin M-Filesiin → linkitetty Keikalle KEIKKA-490.

Poikkeukset

!
MNO551920 → kuormatunnus tunnistettiin, mutta ERP:stä löytyi useampi mahdollinen OT-numero. Vaatii tarkistuksen.
×
PQR771201 → dokumentista ei löytynyt yksiselitteistä kuormatunnusta. Vaatii manuaalisen käsittelyn.
Raportin ideana on, että ihmisten ei tarvitse käydä läpi kaikkea käsin: he näkevät yhdellä silmäyksellä, mitä automaatio teki ja mihin tapauksiin pitää puuttua.

Tämä HTML on tehty esityskäyttöön "PPT replacement" -tyyliin. Voit muokata tekstejä, esimerkkitunnuksia, ERP-/OT-numeroita ja PDF-paikkamerkkiä suoraan HTML-koodissa.